Saint-Thibault-des-Vignes recrute !
Responsable du service population
Descriptif de l’emploi :
Participe à la définition et met en œuvre les orientations stratégiques en matière de population. Participe à la définition des orientations stratégiques en matière d’offre de services. Optimise et développe les activités population de la collectivité
Fonction du supérieur hiérarchique direct: le maire
Fonction du supérieur dans l’organigramme administratif: DGS
Relations internes : M. le maire, les élus et tous les services de la commune.
Relations externes : Préfecture et sous-préfecture, procureur de la république, Ministère de la défense, INSEE, pompes funèbres, prestataires divers, relation directe et permanente avec la population.
Pourcentage d’occupation du poste : 100 %
Disponibilité
Devoir de réserve
Moyens (humains, matériels, …) mis à disposition
Service population :
• Equipe de 2 agents polyvalents
• Logiciel Berger-Levrault pour la gestion de l’état civil, les élections, le cimetière
Poste communale :
• Equipe de 2 agents travaillant en alternance 1 semaine sur 2
Missions / Conditions d’exercice :
Conseil administratif et juridique
Organisation de l’accueil et de l’information au public
Organisation et gestion de la liste électorale, des commissions électorales et des scrutins
Organisation du recensement de la population
Gestion du cimetière
Sécurisation administrative et juridique
Veille réglementaire et juridique
Management opérationnel du service population et de la Poste communale
Animation et pilotage des équipes
Gestion des ressources humaines
Gestion administrative et budgétaire
Officier d’état civil
Etablir des relations avec les différents partenaires (préfecture, sous-préfecture…) et les élus
Travail en bureau, peu de déplacements extérieurs
Horaires fixes avec amplitude variable et en fonction des horaires d’ouverture au public
Travail le samedi
Pics d’activités liés à la clôture des listes électorales, au recensement …
COMPETENCES:
Conseiller les élus et alerter sur les risques (juridiques, administratifs) et leur traitement
Bâtir une relation de confiance avec les élus
Adapter et organiser les services de l’accueil dans un objectif de proximité
Optimiser la gestion des flux et les temps d’attente
Développer des dispositifs de conseil et d’information sur les prestations délivrées
Définir l’organisation logistique et administrative des bureaux de vote
Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
Organiser la constitution et le suivi du recensement citoyen (via application en ligne)
Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs (recensement de la population)
Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants concernant le recensement de la population
Effectuer un contrôle préalable des actes
Organiser une procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d’apposition de mentions afin de minorer les risques d’erreurs
Rechercher des informations stratégiques réglementaires auprès de sources variées
Développer et entretenir des réseaux professionnels d’information
Définir un projet de service (organisation, missions, ressources)
Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
Contrôler et évaluer les actions d’un ou plusieurs services
Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
Adapter son management aux situations et aux agents
Favoriser la participation et l’expression des agents
Anticiper et réguler les situations difficiles et les conflits
Définir les besoins du service et les compétences associées
Elaborer un organigramme et des fiches de poste
Evaluer les agents
Mettre en place et animer un système de contrôle adapté au service (procédures, documents, traçabilité)
Elaborer un budget prévisionnel et réaliser des simulations
Rechercher des financements et s’adapter aux contraintes financières
Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
Organiser des régies de recettes
SAVOIRS FAIRE:
Organiser des dispositifs d’information et d’accueil des usagers
Organiser des dispositifs de concertation et de participation sur les projets de la collectivité
Évaluer et optimiser la qualité de l’interface collectivité-public et la qualité du service rendu à l’usager
Concevoir et animer des réunions d’information
Communiquer en situation de crise
Organiser et mettre en œuvre un dispositif d’accueil du public
Concevoir des dispositifs de recueil des demandes de la population
Prévoir les modalités de régulation avec les usagers et organiser des dispositifs de médiation usagers/administration
SAVOIRS:
Cadre réglementaire de la concertation publique
Dispositifs et méthodes de participation des habitants
Techniques de communication et de négociation
Gestion de crise
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
CONTACT
Mairie de Saint-Thibault-des-Vignes
Place de l’Église
Tél : 01 60 31 72 91
ressources-humaines@ville-st-thibault.fr
Horaires d'ouverture
Lundi | 8h45 – 12h30 / 14h – 17h |
Mardi | 8h45 – 12h30 / 14h – 18h |
Mercredi | 8h45 – 12h30 / 14h – 17h |
Jeudi | 14h – 17h30 |
Vendredi | 8h45 – 12h30 / 14h – 17h |